Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một hình thức mở rộng phù hợp cho các doanh nghiệp muốn thiết lập sự hiện diện chính thức tại một địa bàn mới mà không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời trực tiếp. Việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là một thủ tục pháp lý bắt buộc theo quy định để chính thức hợp thức hóa sự hiện diện của đơn vị này.

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP
• Điều 44, 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Điều 8, 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
• Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP
• Điều 18 Nghị định 126/2020/NĐ-CP

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng kí văn phòng đại diện

Đối với bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện, trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện kê khai số định danh cá nhân thì không cần phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện nữa  

Trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài, giấy tờ pháp lý của người nước ngoài có thể là bản sao hộ chiếu, giấy tờ bổ nhiệm được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Thủ tục đăng ký và cấp Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện trong và ngoài nước

Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện

Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài:

• Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện theo quy định của pháp luật nước sở tại.
• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
• Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo

Thời hạn:

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan Đăng ký Kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp để doanh nghiệp tiến hành sửa đổi và trong trường hợp từ chối cấp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

3. Nộp hồ sơ

• Trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Thông qua dịch vụ bưu chính
• Trực tiếp tại Cơ quan đăng kí kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh

4. Hậu thành lập

Sau khi có giấy Chứng nhận Đăng ký hoạt động Doanh nghiệp, cần phải thực hiện một số thủ tục sau:

(1) Tiến hành đăng ký thuế:

• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được cấp cho mã số đơn vị phụ thuộc, đây đồng thời cũng là mã số thuế cho văn phòng đại diện

(2) Lệ phí môn bài

• Đối với văn phòng đại diện, lệ phí môn bài 1 năm là 1.000.000 đồng
• Thời hạn nộp chậm nhất là vào ngày 30/01 hằng năm. Trường hợp VPĐD thành lập 6 tháng cuối năm doanh nghiệp chỉ phải nộp 50% mức lệ phí và đối với văn phòng đại diện thành lập trog 6 tháng đầu năm thì doanh nghiệp phải nộp đủ mức lệ phí môn bài

5. Lưu ý

• Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh Theo quy định, văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động giới thiệu, quảng bá, hỗ trợ, giám sát và đại diện theo phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp.
• Nếu văn phòng đại diện được thành lập trong thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài thì mặc nhiên văn phòng đại diện cũng được miễn trong khoảng thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí.

KẾT LUẬN

Hoàn tất trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là bước đi đơn giản nhưng quan trọng để doanh nghiệp thiết lập cầu nối giao dịch và đại diện cho mình tại thị trường mới. Nắm vững các quy định về hồ sơ và quy trình giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và bắt đầu các hoạt động cần thiết.

Trên đây là Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm:

• Thủ tục đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh Công ty
• Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh Công ty
• Thủ tục thực hiện chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
• Thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỉ lệ phần vốn góp công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn
• Thủ tục thành lập Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
• Trình tự, thủ tục thành lập Công ty Cổ phần mới nhất
• Thành lập Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
• Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty