Địa chỉ trụ sở chính là thông tin pháp lý bắt buộc và quan trọng nhất của một công ty, quyết định nơi công ty thực hiện các nghĩa vụ hành chính, thuế… Vì lý do mở rộng, tối ưu hóa chi phí hoặc thay đổi chiến lược, nhiều doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính Công ty. Vậy, trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính Công ty theo quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn về thuế được tiến hành như thế nào?
Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở một cách nhanh chóng và hợp pháp.
I. CÁC LOẠI HÌNH CÔNG TY, ĐIỀU KIỆN VỀ TRỤ SỞ CHÍNH VÀ TRƯỜNG HỢP CÔNG TY ĐƯỢC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CHÍNH
1. Các loại hình Công ty
1.1. Công ty cổ phần
1.2. Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
1.3. Công ty hợp danh
1.4. Doanh nghiệp tư nhân
2. Điều kiện về trụ sở chính của công ty
Căn cứ pháp lý: Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020
- Được đặt trên lãnh thổ Việt Nam
- Là địa chỉ liên lạc của công ty
- Được xác định theo địa giới đơn vị hành chính
- Có số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có)
3. Các trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty
Căn cứ pháp lý:
- Công văn 4370/BTC-DNTN
- Điều 67 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Trường hợp 1: Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa chỉ mới (chủ động)
Trường hợp 2: Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài
Trường hợp 3: Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính do thay đổi địa giới hành chính:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính
- Công ty gửi Thông báo đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
- Công ty không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
II. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CỦA CÔNG TY VỚI TRƯỜNG HỢP 1 VÀ 2
Căn cứ pháp lý:
- Điều 3, 9, 12, 40, 59 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
- Điều 26, 30 Luật Doanh nghiệp 2020
Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ
Phương thức nộp hồ sơ
- Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
- Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính
- Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
TRÌNH TỰ THỰC HIỆN
Bước 1: Nộp hồ sơ
Thành phần hồ sơ bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Bản chính) (Theo Mẫu số 12 Phụ lục I Thông tư số 68/2025/TT-BTC)
2. Bản án, Quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài đã có hiệu lực pháp luật (Bản sao)
3. Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay trụ sở chính của Công ty (Bản chính/Bản sao)
- Quyết định của chủ sở hữu Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Nghị quyết hoặc Quyết định của thành viên hợp danh của Công ty hợp danh
- Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
- Nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông của Công ty cổ phần
4. Văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp (nếu có)_(Bản chính/Bản sao), gồm:
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân (Trường hợp bên được ủy quyền là cá nhân) (Văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc phải công chứng, chứng thực)
- Hợp đồng ủy quyền cho tổ chức và Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp (Trường hợp bên được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là Tổ chức hoặc Đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích )
- Phiếu gửi hồ sơ (Theo Mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp)
Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện: Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của Công ty
Thời hạn:
- 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (Công ty chủ động thay đổi địa chỉ trụ sở chính)
- 15 ngày kể từ ngày Bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực pháp luật (Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính do Bản án, Quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài)
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
- Người nộp hồ sơ nhận được: Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh)
- Doanh nghiệp gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của Công ty cho Cơ quan thuế
Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Điều kiện: Sau khi đến thời hạn đã hẹn, nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ đúng quy định; và không thuộc trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp sẽ nhận được: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Thời hạn: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
III. MỘT SỐ LƯU Ý KHI THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CỦA CÔNG TY
Căn cứ pháp lý:
- Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2020
- Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
| STT | Yêu cầu tư vấn | Nội dung tư vấn |
| 1 | Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty | Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý, công ty phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm |
| 2 | Sau khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty |
|
| 3 | Lưu ý khác | Quyền và nghĩa vụ của Công ty không thay đổi trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính Công ty |
KẾT LUẬN
Nói chung, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính Công ty là một quá trình gồm nhiều bước, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Nắm vững trình tự, thủ tục và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hoạt động kinh doanh được liên tục tại trụ sở mới.
Trên đây là Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.
Trân trọng cảm ơn!
Zalo: 090.225.5492
Xem thêm:
- Trình tự, thủ tục thay đổi tên Công ty theo quy định mới nhất
- Thủ tục cấp lại Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế khi bị mất
- Thủ tục thực hiện chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
- Những lưu ý khi soạn thảo Hợp đồng lao động để tránh rủi ro pháp lý
- Chuyển đổi loại hình từ Công ty Cổ phần sang Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên
- Quyền và nghĩa vụ của cổ đông trong công ty cổ phần
- Làm gì khi cổ đông không góp đủ vốn theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
- Thủ tục chuyển đổi loại hình Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần
