Thủ tục, trách nhiệm của Công ty điều hành xe công nghệ khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân

Các Công ty điều hành xe công nghệ (như Grab, Be, Xanh, v.v.) là những đơn vị tiên phong trong việc thu thập và phân tích dữ liệu cá nhân ở quy mô lớn. Với vai trò cung cấp nền tảng kết nối, các công ty này luôn phải xác định rõ ràng vai trò pháp lý của mình. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển, vai trò xử lý dữ liệu cá nhân của công ty có thể thay đổi.

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ phân tích các nghĩa vụ pháp lý đặc thù khi có sự thay đổi vai trò và hướng dẫn chi tiết các bước thủ tục thực hiện khi có sự thay đổi.

Căn cứ pháp lý:

Điều 3, 35 Nghị định 158/2024/NĐ-CP
Điều 2, 21, 22, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

1. Đặc thù và trách nhiệm phát sinh của Công ty điều hành xe công nghệ (Ví dụ như Grab, Bee, Xanh…)

a. Đặc thù công ty điều hành xe công nghệ (Grab, Bee, Xanh)

Là một đơn vị cung cấp phần mềm ứng dụng hỗ trợ kết nối vận tải, đồng thời thực hiện ít nhất một trong các công đoạn chính của hoạt động vận tải như trực tiếp điều hành phương tiện, quyết định giá cước hoặc tổ chức lái xe và được coi là doanh nghiệp kinh doanh vận tải bằng xe ô tô.

Theo đó, công ty phải được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh vận tải, đồng thời tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử và các pháp luật liên quan.

Với đặc thù vừa là doanh nghiệp công nghệ, vừa trực tiếp tham gia vào chuỗi hoạt động vận tải, công ty không chỉ điều hành và khai thác nền tảng kết nối chuyến đi, phân bổ tài nguyên lái xe – phương tiện, thiết lập giá cước và quản lý dịch vụ, mà còn thường xuyên tiếp xúc, thu thập và xử lý nhiều loại dữ liệu liên quan đến hành khách, lái xe, đối tác và dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành dịch vụ vận tải công nghệ, bao gồm:

Dữ liệu cá nhân:

Dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể.
Trong quá trình vận hành nền tảng kết nối vận tải, công ty thu thập và xử lý khối lượng lớn dữ liệu cá nhân từ nhiều đối tượng khác nhau.
Bao gồm thông tin định danh của hành khách (họ tên, số điện thoại, địa chỉ đón – trả khách, thông tin thanh toán), dữ liệu về lái xe (giấy phép lái xe, số CCCD, thông tin phương tiện, lịch sử hoạt động), dữ liệu phát sinh từ quá trình sử dụng dịch vụ như lịch sử đặt chuyến, thói quen đi lại, đánh giá chất lượng dịch vụ.
Các dữ liệu này đều có khả năng xác định hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể, do đó thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và phải được bảo mật, xử lý đúng mục đích, hạn chế rủi ro tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích

Dữ liệu khác:

Song song với dữ liệu cá nhân, công ty còn thu thập, xử lý và khai thác nhiều loại dữ liệu khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại và vận hành hệ thống gồm dữ liệu về hợp đồng, doanh thu, giá cước và phương thức thanh toán, dữ liệu kỹ thuật như tình trạng hoạt động của phần mềm, khả năng kết nối mạng, bản ghi thao tác trên ứng dụng, dữ liệu vận hành như lưu lượng chuyến đi, hiệu suất khai thác phương tiện, thông tin điều phối; cùng với dữ liệu hệ thống nền tảng số như thuật toán phân bổ chuyến, bản đồ định tuyến, dữ liệu GPS.
Các loại dữ liệu này có vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo nền tảng vận tải công nghệ vận hành ổn định, tối ưu dịch vụ và đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý.

b. Trách nhiệm:

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của cả Bên kiểm soát dữ liệu và Bên xử lý dữ liệu và tiến hành cập nhật báo cáo đánh giá tác động xử lý DLCN gửi A05.

Trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu:

Quyết định mục đích, phạm vi, cách thức xử lý dữ liệu.
Ghi lại và lưu trữ nhật ký xử lý dữ liệu cá nhân
Áp dụng biện pháp tổ chức, kỹ thuật và bảo mật phù hợp.
Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xóa, phản đối…).
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu và cơ quan quản lý về mọi thiệt hại phát sinh.
Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Trách nhiệm của Bên xử lý dữ liệu:

Chỉ tiếp nhận và xử lý dữ liệu hợp pháp, đúng hợp đồng/thỏa thuận.
Xử lý dữ liệu đúng mục đích, không vượt quá phạm vi cho phép.
Thực hiện biện pháp bảo mật kỹ thuật và an toàn dữ liệu.
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu về thiệt hại do hoạt động xử lý gây ra.
Xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu cho Bên Kiểm soát sau khi kết thúc xử lý (nếu có bên khác ủy quyền).
Phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

2. Hồ sơ thông báo sự thay đổi về hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu

STT	Tên tài liệu	Hình thức	Số lượng
1	Mẫu hồ sơ 05 thông báo thay đổi nội dung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu	Bản chính	01 bản
2	Các tài liệu liên quan kèm theo chứng minh sự thay đổi (nếu có)	Bản chính hoặc bản sao hợp lệ
3	Văn bản ủy quyền (Nếu không phải người đại diện pháp luật ký nộp)	Bản chính	01 bản

3. Thủ tục thông báo sự thay đổi với A05

Việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tại cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao A05)

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ

Công ty điều hành xe công nghệ đánh giá các nội dung trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân hiện có, xác định các phần cần điều chỉnh và tiến hành lập hồ sơ bổ sung, chỉnh sửa để phản ánh chính xác vai trò và quy trình xử lý dữ liệu mới, đồng thời chuẩn bị văn bản thông báo thay đổi theo mẫu theo luật định

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên trách

Gửi hồ sơ cập nhật tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05 – Bộ Công an).
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan, gửi qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống điện tử chính thức của cơ quan.

Bước 3: Xác minh và ghi nhận

A05 kiểm tra hồ sơ về tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác.
Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc chưa đúng quy định, A05 sẽ yêu cầu Công ty điều hành xe công nghệ bổ sung, chỉnh sửa.
Nếu hồ sơ hợp lệ, A05 ghi nhận sự thay đổi, lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, giám sát sau này.

Thời hạn cập nhật: Công ty điều hành xe công nghệ tiến hành cập nhật hồ sơ ngay khi có sự thay đổi về vai trò, quy trình hoặc các thông tin liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo dữ liệu trong hồ sơ và cơ quan chuyên trách luôn chính xác và kịp thời.

KẾT LUẬN

Việc xác định và tuân thủ đúng thủ tục, trách nhiệm của Công ty điều hành xe công nghệ khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Trên đây là Thủ tục, trách nhiệm của Công ty điều hành xe công nghệ khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492