Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Phòng đăng ký kinh doanh. Vậy khi tiến hành thủ tục này, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì? Để nắm rõ quy định về vấn đề này, mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây của Luật Kỳ Vọng Việt!

1. Quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Căn cứ: Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Nhà ở 2014

(1) Điều kiện về trụ sở chính của doanh nghiệp

Đặt trên lãnh thổ Việt Nam
Là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp: gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Được xác định theo địa giới đơn vị hành chính
Có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)

Lưu ý:

Doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại chung cư, nhà tập thể có mục đích để ở. Quy định này nhằm đảm bảo sự an toàn trong việc phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự cũng như là đảm bảo được lợi ích sinh hoạt của những hộ dân khác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể đặt địa chỉ công ty tại phần không gian có chức năng kinh doanh/ thương mại. Ví dụ như: Loại căn hộ văn phòng officetel, căn hộ shophouse, …
Đối với các trường hợp này, khi đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh rằng địa chỉ trụ sở chính không thuộc chung cư hay các căn hộ chỉ có chức năng để ở.

(2) Những trường hợp thay đổi địa trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong các trường hợp sau:

Chủ động thay đổi:

Trong trường hợp này, doanh nghiệp tiến hành đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Thay đổi địa chỉ công ty theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài:

Người đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gửi đề nghị đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Căn cứ pháp lý: Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cách 1:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở KH&ĐT.

Cách 2:

Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia theo địa chỉ www.dangkykinhdoanh.gov.vn.

Sau khi Sở KH&ĐT ra thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành đăng ký nhận kết quả.

Trong trường hợp nhận thông báo sửa hồ sơ, doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ và nộp lại qua mạng từ đầu (áp dụng ở tất cả các tỉnh thành).

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở KH&ĐT, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy phép kinh doanh công nhận địa chỉ trụ sở chính mới.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ thông báo cho doanh nghiệp yêu cầu sửa đổi và bổ sung hồ sơ.

3. Một số lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

(1) Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính:

Việc thay đổi nơi đặt trụ sở chính sẽ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, do đó, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

(2) Sau khi thay đổi thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Công ty cần thực hiện các thủ tục sau:

Thông báo với đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Nếu thông tin trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu
Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế
Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn
Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội

(3) Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.

Trên đây là nội dung tư vấn về Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất. Trân trọng cảm ơn!