Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Trong bối cảnh Việt Nam siết chặt quản lý thông tin cá nhân, các Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam buộc phải tuân thủ chặt chẽ quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các quy định liên quan. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn củng cố uy tín và niềm tin của khách hàng, đối tác quốc tế.

Bài viết dưới đây Luật Kỳ Vọng Việt sẽ hướng dẫn từng bước để văn phòng đại diện xây dựng và triển khai hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách đầy đủ, hiệu quả theo quy định pháp luật Việt Nam.

1. Phân loại dữ liệu cá nhân mà Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần xử lý

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, 2, 3, 5 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

(1) Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm
Dữ liệu cá nhân cơ bản: thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số điện thoại,…)
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm (gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân): kết quả kiểm tra sức khỏe định kỳ, hồ sơ bệnh án; hình ảnh giám sát từ camera an ninh, dữ liệu vân tay, khuôn mặt,…

(2) Chủ thể dữ liệu cá nhân là người được dữ liệu cá nhân phản ánh. Đối với Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, Chủ thể dữ liệu bao gồm: Người đứng đầu văn phòng, nhân viên, khách hàng cá nhân, nhân viên của Khách hàng, đối tác, nhân viên của đối tác…

2. Xác định vai trò của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Căn cứ pháp lý: Khoản 6, 7, 8, 9 Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Theo Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, tổ chức có thể sẽ thuộc một trong các vai trò sau:

– Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: Quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân
– Bên xử lý dữ liệu cá nhân: Thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân (thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa giải mã, chỉnh sửa, …) theo yêu cầu và thông qua hợp đồng.
– Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: Quyết định mục đích, phương tiện, trực tiếp xử lý dữ liệu.

Trong trường hợp này, Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài sẽ có vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu hoặc Bên xử lý dữ liệu hoặc cả hai.

3. Thông báo và lấy sự đồng ý của chủ thể dữ liệu

Căn cứ pháp lý: Khoản 2. 3 Điều 9, Điều 19 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Chủ thể dữ liệu có quyền được biết về hoạt động xử lý DLCN của mình. Do đó, trước khi xử lý dữ liệu, Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có trách nhiệm thông báo cho cá nhân đó.

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần lấy sự đồng ý của cá nhân bằng phương thức rõ ràng, cụ thể (in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử) với những nội dung sau:

• Loại dữ liệu cá nhân được xử lý; Mục đích xử lý
• Bên kiểm soát hoặc bên xử lý dữ liệu cá nhân;
• Các quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu.

– Tuy nhiên, việc xử lý dữ liệu cá nhân cũng có thể không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trong một số trường hợp:

• Để bảo vệ tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu cá nhân hoặc người khác.
• Để giải quyết tình trạng khẩn cấp; nguy cơ đe dọa an ninh quốc gia; phòng, chống bạo loạn, khủng bố, phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật;
• Phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước, hoạt động quản lý nhà nước.
  Thực hiện thỏa thuận của chủ thể dữ liệu cá nhân với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

4. Giới hạn rõ mục đích xử lý 

Dữ liệu cá nhân chỉ được sử dụng cho mục đích đã thông báo và được chủ thể dữ liệu đồng ý. Việc sử dụng dữ liệu cho mục đích khác cần có căn cứ pháp lý mới hoặc sự đồng ý bổ sung từ chủ thể dữ liệu.

5. Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần lập, lưu giữ 01. bộ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và gửi 01 bản chính cho Bộ Công an. (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao). Trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đầu tiên xử lý dữ liệu cá nhân.

Cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu định kỳ 06 tháng khi có sự thay đổi.

6. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Căn cứ pháp lý: Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần lập. 01 bộ hồ sơ để lưu trữ về đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Và gửi 01 bộ hồ sơ bản chính cho Bộ Công an. (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao). Trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đầu tiên chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

Cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu định kỳ 06 tháng khi có sự thay đổi.

7. Áp dụng các biện pháp bảo vệ

Căn cứ pháp lý: Điểm c Khoản 1 Điều 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp. Để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi bị truy cập, tiết lộ, thay đổi hoặc rò rỉ trái phép,… Điều này bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập,…

Ngoài ra các biện pháp này cần rà soát, và cập nhật khi cần thiết

8. Thông báo vi phạm

Căn cứ pháp lý: Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Khi phát hiện vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể gây tổn hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội hoặc xâm phạm đến tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tài sản của chủ thể dữ liệu cá nhân thì phải thông báo cho Bộ Công an chậm nhất là 72 giờ kể từ khi phát hiện hành vi vi phạm.

Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải lập. Biên bản xác nhận về việc xảy ra hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Phối hợp với Bộ Công an xử lý hành vi vi phạm.

9. Lưu ý thêm về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Căn cứ pháp lý:

• Điều 8 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
• Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015

(1) Hậu quả pháp lý của hành vi vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Hành vi vi phạm có thể bị xử phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự tùy tính chất, mức độ… vi phạm. Nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

(2) Hành chính

• Hành vi mua, bán dữ liệu cá nhân. Tối đa 10 lần khoản thu có được từ hành vi vi phạm. (Nếu không có khoản thu hoặc mức phạt tính theo khoản thu thấp hơn 03 tỷ => phạt tiền tối đa là 03 tỷ đồng)
• Hành vi vi phạm quy định chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Tối đa 5% doanh thu của năm trước liền kề của tổ chức. (Nếu không có doanh thu năm trước hoặc mức phạt tính theo khoản thu thấp hơn 03 tỷ => phạt tiền tối đa là 03 tỷ đồng)
• Mức phạt tiền tối đa trong xử phạt vi phạm hành chính. Đối với các hành vi vi phạm khác trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân là. 03 tỷ đồng.

(3) Dân sự: Có thể bị khởi kiện đòi bồi thường thiệt hại về tinh thần và vật chất nếu thiệt hại có thật và có đủ chứng cứ.
Ngoài ra, sau khi có hành vi vi phạm, danh dự và uy tín của. Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Vì vậy, Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần tuân thủ các quy định pháp luật, áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu hiệu quả cũng như nâng cao nhận thức về vấn đề này.

KẾT LUẬN

Tuân thủ quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là yêu cầu pháp lý. Mà còn là yếu tố then chốt giúp Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và khách hàng. Bằng cách áp dụng các thủ tục theo quy định. Các đơn vị có thể giảm thiểu rủi ro, nâng cao uy tín của đổi tác, khách hàng.

Trên đây là Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài ở Việt Nam. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

SDT: 0983.756.066

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà Luật Kỳ Vọng Việt không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ Luật sư. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!