Trách nhiệm Công ty vận tải hàng hóa khi thay đổi bên phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân

Các Công ty vận tải hàng hóa không chỉ quản lý đội xe và hàng hóa mà còn xử lý một lượng lớn dữ liệu cá nhân của nhân viên, tài xế và khách hàng. Nếu có sự thay đổi về tổ chức nhân sự, tái cấu trúc nội bộ, hoặc mở rộng quy mô, việc thay đổi bên phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân là điều không thể tránh khỏi.

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ phân tích các nghĩa vụ pháp lý của công ty khi có sự thay đổi về người/bộ phận phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý: Điều 2, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

1. Loại DLCN Công ty vận tải hàng hóa xử lý là gì?

Loại Dữ liệu cá nhân (DLCN) mà Công ty vận tải hàng hóa (sau đây gọi tắt là Công ty) xử lý, có thể chủ yếu thuộc phạm vi là loại DLCN cơ bản (ví dụ như: tên, tuổi, địa chỉ của khách hàng, số điện thoại…)

(Dữ liệu cá nhân cơ bản là dữ liệu cá nhân phản ánh các yếu tố nhân thân, lai lịch phổ biến, thường xuyên sử dụng trong các giao dịch, quan hệ xã hội, thuộc danh mục do Chính phủ ban hành.)

Theo quy định về hành vi xử lý dữ liệu cá nhân, Công ty có thể thực hiện các hành vi về việc xử lý DLCN như thu thập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu cá nhân hay các hành vi thuộc phạm vi kiểm soát DLCN như quyết định mục đích của việc thu thập, xử lý DLCN để làm gì…

2. Vai trò của Công ty khi trực tiếp thực hiện việc xử lý DLCN

(1) Trong trường hợp này, nếu Công ty có bộ phận riêng thuộc Công ty, đảm nhận việc xử lý DLCN (ví dụ như Bộ phận IT, bộ phận kỹ thuật…), lúc này Công ty sẽ trở thành bên kiểm soát và xử lý DLCN (là cơ quan, tổ chức, cá nhân quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân.)

(2) Lúc này, Công ty có thể xác định là bên kiểm soát và xử lý DLCN, trách nhiệm của Công ty sẽ bao gồm:

• Nêu rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ phải tuân thủ của các bên trong thỏa thuận, hợp đồng có liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định
• Quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân tại các văn bản, thỏa thuận với chủ thể dữ liệu cá nhân, bảo đảm đúng nguyên tắc và nội dung theo quy định
• Thực hiện biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật, rà soát và cập nhật các biện pháp này khi cần thiết
• Thông báo hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định
• Lựa chọn bên xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp để xử lý dữ liệu cá nhân
• Bảo đảm các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân theo quy định 
• Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu cá nhân về các thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu cá nhân gây ra

Ngoài ra còn có các trách nhiệm khác như:

• Ngăn chặn hoạt động thu thập dữ liệu cá nhân trái phép từ hệ thống, trang thiết bị, dịch vụ của mình
• Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong bảo vệ dữ liệu cá nhân, cung cấp thông tin phục vụ điều tra, xử lý hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Chỉ được tiếp nhận dữ liệu cá nhân sau khi có thỏa thuận, hợp đồng về xử lý dữ liệu cá nhân với bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân
• Xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng thỏa thuận, hợp đồng ký kết với bên kiểm soát dữ liệu cá nhân
• Thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định
• Chịu trách nhiệm trước bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân về các thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu cá nhân gây ra
• Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định

3. Vai trò của Công ty khi xử lý DLCN thông qua việc thuê một bên khác

(1) Trong trường hợp này, nếu Công ty thuê một bên khác (công ty IT, công ty về kỹ thuật, phần mềm, xử lý dữ liệu,…) để xử lý DLCN của mình: Công ty sẽ trở thành bên kiểm soát DLCN (là cơ quan, tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân)

(2) Lúc này, Công ty có thể bị xem xét dưới vai trò của bên kiểm soát DLCN, trách nhiệm của Công ty sẽ bao gồm:

• Nêu rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ phải tuân thủ của các bên trong thỏa thuận, hợp đồng có liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân
• Quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân tại các văn bản, thỏa thuận với chủ thể dữ liệu cá nhân, bảo đảm đúng nguyên tắc và nội dung
• Thực hiện biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật, rà soát và cập nhật các biện pháp này khi cần thiết
• Thông báo hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân 
• Lựa chọn bên xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp để xử lý dữ liệu cá nhân
• Bảo đảm các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân
• Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu cá nhân về các thiệt hại do quá trình xử lý dữ liệu cá nhân gây ra
• Ngăn chặn hoạt động thu thập dữ liệu cá nhân trái phép từ hệ thống, trang thiết bị, dịch vụ của mình
• Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong bảo vệ dữ liệu cá nhân, cung cấp thông tin phục vụ điều tra, xử lý hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định

KẾT LUẬN

Khi có sự thay đổi bên phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân, Công ty vận tải hàng hóa phải tuân thủ các trách nhiệm của mình với vai trò tương ứng để đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như độ uy tín với các đối tác và khách hàng.

Trên đây là Trách nhiệm Công ty vận tải hàng hóa khi thay đổi bên phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm:

• Thủ tục, trách nhiệm của Công ty xe du lịch khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân
• Trách nhiệm Bên Kiểm soát dữ liệu với Dữ liệu cốt lõi theo Luật Dữ liệu
  
• Thủ tục, trách nhiệm của Hãng Taxi khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân
• Thủ tục, trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân
• Lập hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu đối với công ty trò chơi điện tử
• Báo cáo pháp lý: Tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp
• Thủ tục, trách nhiệm của Công ty điều hành xe công nghệ khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân
• Trách nhiệm Bên xử lý dữ liệu với Dữ liệu quan trọng theo Luật Dữ liệu
• Lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp thương mại điện tử
• Cảnh báo rủi ro: Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân