Giấy phép lao động là điều kiện pháp lý bắt buộc để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Với các quy định được cập nhật liên tục, việc nắm bắt thủ tục xin giấy phép lao động mới nhất là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài.
Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết các bước bắt buộc trong quy trình xin cấp Giấy phép lao động mới nhất theo quy định của pháp luật.
Căn cứ pháp lý:
DANH MỤC HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ
| STT | Tên tài liệu | Số lượng | Ghi chú |
| 1 | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài. | 01 | Bản sao công chứng |
| 2 | Xác nhận tạm trú của công an xã/phường nơi người nước ngoài đang tạm trú. | 01 | Bản gốc |
| 3 |
File ảnh:Ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu và ảnh chụp không quá 06 tháng. |
File ảnh | |
| 4 | Hộ chiếu gốc và visa rời còn thời hạn đủ để làm giấy phép lao động.
(Xuất trình khi làm lý lịch tư pháp). |
02 | Bản sao công chứng tất cả các trang |
| 5 | Giấy khám sức khỏe tại nước ngoài hoặc giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam (trong thời hạn 12 tháng).
Đối với giấy khám sức khỏe tại nước ngoài phải Hợp pháp hóa lãnh sự. |
01 | Bản gốc |
| 6 | Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (được cấp không quá 06 tháng).
Đối với Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài phải Hợp pháp hóa lãnh sự. |
01 | Bản gốc |
| 7 |
Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý:Giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành bao gồm 3 loại giấy tờ sau:
|
01 | Bản gốc hoặc bản sao công chứng |
THỦ TỤC XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG
1. Xin Lý lịch tư pháp (Trường hợp xin cấp tại Việt Nam)
Cơ quan có thẩm quyền: Phòng Hồ sơ nghiệp vụ – Công an thành phố Hà Nội
Thời gian dự kiến: 20 – 25 ngày làm việc
Thành phần hồ sơ:
(1) Passport gốc và visa rời còn hạn;
(2) Bản gốc Xác nhận tạm trú của công an phường/xã;
(3) Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp (Dùng cho cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp), Mẫu số 01/2025/LLTP, trong đó có các thông tin cần cung cấp như sau:
- Họ tên và năm sinh của bố, mẹ, vợ/ chồng (nếu có);
- Nơi sinh;
- Từ năm 14 tuổi tới nay, đã học tập và làm việc ở đâu.
Ghi chú:
- Địa chỉ ghi rõ số nhà, tên đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Người nước ngoài đang tạm trú ở đâu thì xin Lý lịch tư pháp tại Cơ quan Công an địa phương đó, khi đến trình diện tại Cơ quan Công an thì mang theo giấy tờ gốc
Các bước thực hiện
Bước 1: Người có yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp (sau đây gọi tắt là Người yêu cầu) đăng nhập bằng tài khoản định danh mức độ 2 trên cổng dịch vụ công hoặc Ứng dụng định danh quốc gia; chọn Cấp Phiếu Lý lịch tư pháp tại Nhóm dịch vụ Thủ tục hành chính và làm theo hướng dẫn.
Bước 2: Người yêu cầu kê khai chính xác, đầy đủ, trung thực các nội dung trong mẫu tờ khai cấp Phiếu Lý lịch tư pháp điện tử tương tác.
Bước 3: Người yêu cầu chọn “Thông tin về thủ tục hành chính” và “Thông tin trả kết quả”.
Bước 4: Người yêu cầu xác nhận thông tin hồ sơ, chọn loại đối tượng nộp phí và cam đoan lời khai trước khi gửi yêu cầu.
Bước 5:
Cổng dịch vụ công, Ứng dụng định danh quốc gia thông báo mã số hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả và hướng dẫn nộp lệ phí cấp Phiếu Lý lịch tư pháp qua tin nhắn điện thoại hoặc địa chỉ thư điện tử hoặc thông báo trên Ứng dụng định danh quốc gia để người có yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp nộp tiền lệ phí qua tiện ích thanh toán được tích hợp trên Cổng dịch vụ công, Ứng dụng định danh quốc gia.
Người yêu cầu mang theo Passport gốc và visa rời còn hạn đến trình diện tại Cơ quan Công an.
Bước 6: Người yêu cầu theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ trên Cổng dịch vụ công, Ứng dụng định danh quốc gia tại mục Cấp Phiếu Lý lịch tư pháp.
Kết quả: Phiếu lý lịch tư pháp
2. Xin giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe
Cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam
Thời gian dự kiến: 01 ngày làm việc
Thực hiện: Xin giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe cấp bởi cấp bởi cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam, có giá trị trong thời hạn 12 tháng.
Kết quả: Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe.
3. Xin cấp Giấy phép lao động
Cơ quan có thẩm quyền: Sở Nội vụ / Cục việc làm
Thời gian dự kiến: 30 – 35 ngày làm việc
3.1. Đăng tin tuyển dụng
Hồ sơ: Thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng
Trình tự thực hiện: Đăng tin tuyển dụng tại Website của Trung tâm Dịch vụ việc làm địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3.2. Thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động
Thành phần hồ sơ:
(1) Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
(2) Bản sao có chứng thực Passport còn giá trị theo quy định của pháp luật.
(3) File ảnh: Ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu và ảnh chụp không quá 06 tháng.
(4) Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe bởi cấp bởi cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam, có giá trị trong thời hạn 12 tháng.
(5) Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
(6) Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý:
- Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý.
- Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Bước 2: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Bước 3: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Kết quả: Giấy phép lao động.
4. Xin cấp thị thực điện tử (evisa)
Cơ quan có thẩm quyền: Cục Quản lý xuất nhập cảnh
Thời gian dự kiến: 03 ngày làm việc
Thành phần hồ sơ:
- Ảnh mới chụp của người đề nghị cấp thị thực điện tử, kích cỡ ảnh 4 x 6cm, định dạng jpeg, kích thước ≤ 2 MB, mặt nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính, trang phục lịch sự, phông ảnh nền trắng.
- Ảnh trang nhân thân hộ chiếu được tải lên Trang thông tin cấp thị thực điện tử theo quy định.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Người nước ngoài truy cập Trang thông tin cấp thị thực điện tử thuộc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (https://evisa.gov.vn/) để nhập thông tin đề nghị cấp thị thực điện tử, tải ảnh mặt chân dung và trang nhân thân hộ chiếu. Sau khi thực hiện bước này, người nước ngoài sẽ được hệ thống cấp mã hồ sơ điện tử.
Bước 2: Nộp phí cấp thị thực vào tài khoản quy định tại Trang thông tin cấp thị thực điện tử hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an sau khi nhận mã hồ sơ điện tử của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).
Bước 3: Nhận kết quả
Người nước ngoài đề nghị cấp thị thực điện tử sử dụng mã hồ sơ điện tử để kiểm tra và in kết quả cấp thị thực điện tử tại Trang thông tin cấp thị thực điện tử.
Thời gian trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ)
5. Xin cấp thị thực lao động
Cơ quan có thẩm quyền: Cục Quản lý xuất nhập cảnh
Thời gian dự kiến: 03 ngày làm việc
Thành phần hồ sơ:
- Tờ khai đề nghị cấp thị thực, gia hạn tạm trú (mẫu NA5) ban hành kèm theo Thông tư số 22/2023/TT-BCA ngày 30/6/2023 của Bộ Công an.
- Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài.
- 01 ảnh mới chụp, cỡ 4 x 6cm, mặt nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính, trang phục lịch sự, phông ảnh nền trắng nếu thuộc trường hợp cấp thị thực rời.
- 01 bản sao có chứng thực giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp, mang theo bản gốc để đối chiếu.
- 01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp có người lao động nước ngoài.
- Văn bản giải trình xin chuyển đổi từ evisa sang visa lao động.
- Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền của doanh nghiệp (theo Mẫu số NA16).
- Thông tin VssID/Hợp đồng lao động của người nộp hồ sơ thể hiện là người lao động của doanh nghiệp.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công bằng tài khoản dịch vụ công của công ty bằng phương thức sử dụng VneID của người đại diện theo pháp luật hoặc chữ ký số của công ty. Khi nộp thành công, người nộp sẽ nhận được mã hồ sơ.
Sau khi có mã hồ sơ, người nộp mang hồ sơ bản gốc lên cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền giải quyết để nộp hồ sơ.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì cấp giấy hẹn trả kết quả cho người đề nghị cấp thị thực; yêu cầu nộp phí cho cán bộ thu phí, cán bộ thu phí thu tiền, giao biên lai thu tiền cho người đề nghị cấp thị thực hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an để người đề nghị cấp thị thực thanh toán trực tuyến và nhận biên lai điện tử.
Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an để người đề nghị cấp thị thực hoàn chỉnh hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì không tiếp nhận hồ sơ, trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an và nêu rõ lý do.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).
Lưu ý:
- Đối với dịch vụ công được thực hiện tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an thành phố Hà Nội, sau khi nộp hồ sơ, cần chờ 01 – 02 ngày để hồ sơ ở trạng thái “yêu cầu bổ sung hồ sơ”, sau đó bấm bổ sung thì mới cầm hồ sơ bản cứng lên nộp.
- Người nước ngoài phải nhập cảnh vào Việt Nam và hiện đang tạm trú tại Việt Nam.
- Người nước ngoài phải làm thủ tục đăng ký tạm trú tại công an xã, phường hoặc đăng ký trực tuyến theo đúng quy định.
- Người nước ngoài đã có visa và đang ở Việt Nam có nhu cầu thực hiện thủ tục cấp thị thực thì phải có văn bản giải trình.
Bước 3: Nhận kết quả:
- Người đề nghị cấp thị thực trực tiếp nhận kết quả tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh; khi đến nhận kết quả mang theo giấy hẹn trả kết quả, biên lai thu tiền để đối chiếu.
- Trường hợp chưa cấp thị thực thì trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an và nêu rõ lý do.
- Thời gian trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).
6. Xin cấp thẻ tạm trú
Cơ quan có thẩm quyền: Cục quản lý xuất nhập cảnh/Phòng Quản lý xuất nhập cảnh
Thời gian dự kiến: 03 ngày làm việc
Thành phần hồ sơ:
- Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú (mẫu NA8) ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015.
- Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm thủ tục mời, bảo lãnh: mẫu NA6 (ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 của Bộ Công an) đối với cơ quan, tổ chức; mẫu NA7 (ban hành kèm theo Thông tư số 22/2023/TT-BCA ngày 30/6/2023 của Bộ Công an) đối với cá nhân.
- Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền của doanh nghiệp (theo Mẫu số NA16).
- Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài.
- 01 bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thuộc diện xem xét cấp thẻ tạm trú là một trong các loại giấy tờ như: Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp, mang theo bản gốc để đối chiếu.
- 01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp có người lao động nước ngoài.
- 02 ảnh cỡ 2×3 cm (01 ảnh dán vào tờ khai, 01 ảnh rời). Ảnh mới chụp, cỡ 4 x 6 cm, mặt nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính, trang phục lịch sự, phông ảnh nền trắng.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công bằng tài khoản dịch vụ công của công ty bằng phương thức sử dụng chữ ký số của công ty. Khi nộp thành công, người nộp sẽ nhận được mã hồ sơ.
Sau khi có mã hồ sơ, người nộp mang hồ sơ bản gốc lên cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền giải quyết để nộp hồ sơ.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, in và cấp giấy hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ; yêu cầu nộp phí cho cán bộ thu phí. Cán bộ thu phí thu tiền, giao biên lai thu tiền cho người đề nghị cấp thẻ tạm trú hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an đề nghị đề nghị cấp thẻ tạm trú thanh toán trực tuyến và nhận biên lai điện tử.
- Nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an để người nộp hồ sơ hoàn chỉnh.
- Trường hợp không đủ điều kiện thị không tiếp nhận hồ sơ, trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an và nêu rõ lý do.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).
Lưu ý:
- Người nước ngoài phải nhập cảnh vào Việt Nam và hiện đang tạm trú tại Việt Nam.
- Người nước ngoài phải làm thủ tục đăng ký tạm trú tại công an xã, phường hoặc đăng ký trực tuyến theo đúng quy định.
- Để nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công cần thực hiện bước ký số trên tờ khai điện tử, do đó phải có chữ ký số công ty mới thực hiện ký được.
- Đối với dịch vụ công được thực hiện tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an thành phố Hà Nội, sau khi nộp hồ sơ, cần chờ 01 – 02 ngày để hồ sơ ở trạng thái “yêu cầu bổ sung hồ sơ”, sau đó bấm bổ sung thì mới cầm hồ sơ bản cứng lên nộp.
Bước 3: Nhận kết quả:
- Người đề nghị cấp thẻ tạm trú trực tiếp nhận kết quả tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh; khi đến nhận kết quả mang theo giấy hẹn trả kết quả, biên lai thu tiền để đối chiếu.
- Trường hợp chưa cấp thẻ tạm trú thì trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an và nêu rõ lý do.
- Thời gian trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).
KẾT LUẬN
Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là một quy trình gồm các bước tách biệt, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ. Nắm vững quy trình mới nhất không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quá trình xin cấp giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ.
Trên đây là Thủ tục xin giấy phép lao động mới nhất. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.
Trân trọng cảm ơn!
Zalo: 090.225.5492
Xem thêm:
- Trách nhiệm Công ty điều hành xe công nghệ khi thay đổi bên phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân
- Lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp thương mại điện tử
- Báo cáo pháp lý: Tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp
- Thủ tục giảm vốn huy động của Công ty FDI 2025
- Thủ tục xin Giấy phép môi trường cho công ty tái chế phế liệu
- Hướng dẫn thu hồi Giấy chứng nhận khu công nghiệp sinh thái
- Thủ tục, điều kiện cấp Giấy chứng nhận khu công nghiệp sinh thái
- Những lưu ý khi soạn thảo Hợp đồng lao động để tránh rủi ro pháp lý
- Tư vấn đầu tư theo phương thức đối tác công tư (PPP)
- Thủ tục nhận góp vốn bằng quyền sử dụng đất để thực hiện dự án đầu tư từ 01/08/2024
