Thủ tục, trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân

Trong lĩnh vực vận tải, các Hợp tác xã vận tải thường xuyên thu thập và xử lý một lượng lớn dữ liệu cá nhân của xã viên, tài xế và khách hàng. Tuy nhiên, khi Hợp tác xã thực hiện các hoạt động tái cấu trúc, hợp tác kinh doanh hoặc chuyển giao công nghệ, vai trò của bên xử lý dữ liệu cá nhân có thể bị thay đổi.

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ đi sâu vào phân tích các nghĩa vụ pháp lý và thủ tục hành chính mà các Hợp tác xã vận tải cần phải thực hiện khi có sự thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân.

Căn cứ pháp lý:

Điều 4 Luật Hợp tác xã 2023
Điều 21, 22, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

1. Tình huống thực tế và xác định vấn đề pháp lý

a. Diễn biến:

Hợp tác xã Vận tải Xanh Bình Định đã thực hiện thủ tục thông báo và đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DLCN) theo quy định.
Trước đây, HTX đóng vai trò “Bên kiểm soát dữ liệu” thuê một công ty IT bên ngoài để quản lý và vận hành ứng dụng đặt xe, công ty này đóng vai trò “Bên xử lý dữ liệu”.
Gần đây, HTX đã thành lập bộ phận IT nội bộ, trực tiếp vận hành app và tiếp nhận toàn bộ dữ liệu, mã nguồn và hệ thống từ công ty IT kia, trở thành “Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu”

b. Xác định vấn đề pháp lý:

Việc HTX Vận tải Xanh Bình Định thay đổi mô hình từ thuê công ty IT bên ngoài quản lý ứng dụng sang tự thành lập bộ phận IT nội bộ trực tiếp vận hành và xử lý dữ liệu không chỉ là sự thay đổi bản chất trong quy trình xử lý dữ liệu cá nhân, mà còn kéo theo sự thay đổi về vai trò pháp lý (HTX vừa là bên kiểm soát vừa đồng thời là bên xử lý dữ liệu), cùng với trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ được mở rộng và tập trung toàn bộ về HTX.
Do đó, HTX có nghĩa vụ cập nhật, bổ sung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đã gửi cho A05 để phản ánh đầy đủ sự thay đổi này.

c. Đặc thù của hợp tác xã:

HTX là tổ chức có tư cách pháp nhân, do các thành viên tự nguyện thành lập, hợp tác tương trợ trong sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung về kinh tế, văn hóa, xã hội của thành viên, góp phần xây dựng cộng đồng xã hội phát triển bền vững hoạt động theo nguyên tắc tự chủ, tự chịu trách nhiệm, bình đẳng và dân chủ.
Khi trở thành Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu, trách nhiệm không chỉ gắn với ban điều hành HTX mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của toàn bộ thành viên, bởi dữ liệu cá nhân được xử lý bao gồm cả dữ liệu của xã viên, khách hàng và đối tác.

2. Trách nhiệm phát sinh của HTX

a. Vai trò pháp lý:

HTX giờ đây không chỉ là bên kiểm soát dữ liệu mà còn đồng thời là bên xử lý dữ liệu

b. Trách nhiệm:

Trong trường hợp này, HTX phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của cả Bên kiểm soát dữ liệu và Bên xử lý dữ liệu và tiến hành cập nhật báo cáo đánh giá tác động xử lý DLCN gửi A05.

Trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu:

Quyết định mục đích, phạm vi, cách thức xử lý dữ liệu.
Ghi lại và lưu trữ nhật ký xử lý dữ liệu cá nhân
Áp dụng biện pháp tổ chức, kỹ thuật và bảo mật phù hợp.
Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xóa, phản đối…).
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu và cơ quan quản lý về mọi thiệt hại phát sinh.
Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Trách nhiệm của Bên xử lý dữ liệu:

Chỉ tiếp nhận và xử lý dữ liệu hợp pháp, đúng hợp đồng/thỏa thuận.
Xử lý dữ liệu đúng mục đích, không vượt quá phạm vi cho phép.
Thực hiện biện pháp bảo mật kỹ thuật và an toàn dữ liệu.
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu về thiệt hại do hoạt động xử lý gây ra.
Xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu cho Bên Kiểm soát sau khi kết thúc xử lý (nếu có bên khác ủy quyền).
Phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

3. Hồ sơ thông báo sự thay đổi về hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu

STT	Tên tài liệu	Hình thức	Số lượng
1	Mẫu hồ sơ 05 thông báo thay đổi nội dung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu	Bản chính	01 bản
2	Các tài liệu liên quan kèm theo chứng minh sự thay đổi (nếu có)	Bản chính hoặc bản sao hợp lệ
3	Văn bản ủy quyền (Nếu không phải người đại diện pháp luật ký nộp)	Bản chính	01 bản

4. Thủ tục thông báo sự thay đổi với A05

Việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tại cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao A05)

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ

HTX đánh giá các nội dung trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân hiện có, xác định các phần cần điều chỉnh và tiến hành lập hồ sơ bổ sung, chỉnh sửa để phản ánh chính xác vai trò và quy trình xử lý dữ liệu mới, đồng thời chuẩn bị văn bản thông báo thay đổi theo mẫu theo luật định

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên trách

Gửi hồ sơ cập nhật tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05 – Bộ Công an).
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan, gửi qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống điện tử chính thức của cơ quan.

Bước 3: Xác minh và ghi nhận

A05 kiểm tra hồ sơ về tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác.
Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc chưa đúng quy định, A05 sẽ yêu cầu HTX bổ sung, chỉnh sửa.
Nếu hồ sơ hợp lệ, A05 ghi nhận sự thay đổi, lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, giám sát sau này.

Thời hạn cập nhật: HTX tiến hành cập nhật hồ sơ ngay khi có sự thay đổi về vai trò, quy trình hoặc các thông tin liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo dữ liệu trong hồ sơ và cơ quan chuyên trách luôn chính xác và kịp thời.

KẾT LUẬN

Việc xác định và tuân thủ đúng thủ tục, trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Trên đây là Thủ tục, trách nhiệm của Hợp tác xã vận tải khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492