Thủ tục, trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân

Các Công ty vận tải hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đồng thời là bên thu thập và xử lý nhiều dữ liệu cá nhân liên quan đến tài xế, nhân viên giao nhận, và thông tin liên lạc của khách hàng… Tuy nhiên, khi các công ty vận tải hàng hóa thay về vai trò xử lý dữ liệu cá nhân sẽ thì thủ tục và trách nhiệm sẽ được thực hiện như thế nào?

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ làm rõ các nghĩa vụ pháp lý mới phát sinh khi có sự thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân, cùng các trách nhiệm tương ứng của công ty vận tải hàng hóa.

Căn cứ pháp lý:

Điều 3 Nghị định 158/2024/NĐ-CP
Điều 2, 21, 22, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

1. Đặc thù và trách nhiệm phát sinh của công ty vận tải hàng hóa

a. Đặc thù công ty vận tải hàng hóa

Là một dạng đơn vị kinh doanh vận tải, được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh vận tải.

Trong quá trình tổ chức hoạt động vận tải, công ty không chỉ thực hiện các hoạt động kinh doanh như quản lý đội xe, lái xe, thực hiện hợp đồng vận chuyển hàng hóa mà còn thường xuyên tiếp xúc, thu thập và xử lý nhiều loại thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác, người lao động và các dữ liệu phát sinh trong quá trình hoạt động, gồm:

Dữ liệu cá nhân:

Dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể.
Công ty vận tải hàng hóa trong quá trình hoạt động thường xuyên xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng, đối tác và người lao động.
Các dữ liệu này bao gồm: họ tên, CCCD/hộ chiếu, số điện thoại, email, địa chỉ, thông tin tài chính và thanh toán; hồ sơ nghề nghiệp (bằng lái, hợp đồng lao động), sức khỏe định kỳ, lương thưởng, BHXH, thuế; cùng với dữ liệu định vị gắn với lái xe (lộ trình, lịch làm việc, nhật ký vận hành)

Dữ liệu khác:

Song song với dữ liệu cá nhân, công ty vận tải hàng hóa còn xử lý nhiều dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và vận hành.
Bao gồm hợp đồng vận tải, vận đơn, yêu cầu vận chuyển, lịch sử giao dịch; thông tin hàng hóa (loại, số lượng, trọng lượng, giá trị); biên bản giao nhận, xác nhận hoàn thành; giấy tờ pháp lý và tài chính của đối tác (mã số thuế, giấy phép, chứng từ thanh toán, bảo hiểm); cùng các khiếu nại, phản hồi từ khách hàng.
Đồng thời, công ty quản lý dữ liệu kỹ thuật của phương tiện như biển số, giấy đăng ký, giấy chứng nhận kiểm định, bảo hiểm, lịch bảo dưỡng; dữ liệu giám sát hành trình (GPS, camera, hộp đen); và dữ liệu hệ thống CNTT như tài khoản đăng nhập, lịch sử truy cập, nhật ký giao dịch điện tử, hóa đơn và chữ ký số.

b. Trách nhiệm:

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của cả Bên kiểm soát dữ liệu và Bên xử lý dữ liệu và tiến hành cập nhật báo cáo đánh giá tác động xử lý DLCN gửi A05.

Trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu:

Quyết định mục đích, phạm vi, cách thức xử lý dữ liệu.
Ghi lại và lưu trữ nhật ký xử lý dữ liệu cá nhân
Áp dụng biện pháp tổ chức, kỹ thuật và bảo mật phù hợp.
Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xóa, phản đối…).
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu và cơ quan quản lý về mọi thiệt hại phát sinh.
Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Trách nhiệm của Bên xử lý dữ liệu:

Chỉ tiếp nhận và xử lý dữ liệu hợp pháp, đúng hợp đồng/thỏa thuận.
Xử lý dữ liệu đúng mục đích, không vượt quá phạm vi cho phép.
Thực hiện biện pháp bảo mật kỹ thuật và an toàn dữ liệu.
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu về thiệt hại do hoạt động xử lý gây ra.
Xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu cho Bên Kiểm soát sau khi kết thúc xử lý (nếu có bên khác ủy quyền).
Phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

2. Hồ sơ thông báo sự thay đổi về hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu

STT	Tên tài liệu	Hình thức	Số lượng
1	Mẫu hồ sơ 05 thông báo thay đổi nội dung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu	Bản chính	01 bản
2	Các tài liệu liên quan kèm theo chứng minh sự thay đổi (nếu có)	Bản chính hoặc bản sao hợp lệ
3	Văn bản ủy quyền (Nếu không phải người đại diện pháp luật ký nộp)	Bản chính	01 bản

3. Thủ tục thông báo sự thay đổi với A05

Việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tại cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao A05)

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ

Công ty vận tải hàng hóa đánh giá các nội dung trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân hiện có, xác định các phần cần điều chỉnh và tiến hành lập hồ sơ bổ sung, chỉnh sửa để phản ánh chính xác vai trò và quy trình xử lý dữ liệu mới, đồng thời chuẩn bị văn bản thông báo thay đổi theo mẫu theo luật định

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên trách

Gửi hồ sơ cập nhật tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05 – Bộ Công an).
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan, gửi qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống điện tử chính thức của cơ quan.

Bước 3: Xác minh và ghi nhận

A05 kiểm tra hồ sơ về tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác.
Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc chưa đúng quy định, A05 sẽ yêu cầu Công ty vận tải hàng hóa bổ sung, chỉnh sửa.
Nếu hồ sơ hợp lệ, A05 ghi nhận sự thay đổi, lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, giám sát sau này.

Thời hạn cập nhật: Công ty vận tải hàng hóa tiến hành cập nhật hồ sơ ngay khi có sự thay đổi về vai trò, quy trình hoặc các thông tin liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo dữ liệu trong hồ sơ và cơ quan chuyên trách luôn chính xác và kịp thời.

KẾT LUẬN

Việc xác định và tuân thủ đúng thủ tục, trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Trên đây là Thủ tục, trách nhiệm của Công ty vận tải hàng hóa khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492