Lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp thương mại điện tử

Trong kỷ nguyên số, các doanh nghiệp thương mại điện tử thu thập, xử lý và lưu trữ một lượng lớn dữ liệu cá nhân của khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử giao dịch…). Với sự ra đời của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, làm thế nào để doanh nghiệp có thể lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả và đúng chuẩn cho các nền tảng thương mại điện tử?

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về các thủ tục, chính sách và biện pháp cần thiết, giúp doanh nghiệp thương mại điện tử có thể xây dựng một hệ thống bảo mật vững chắc, đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý mới nhất.

1. Xác định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân phải rõ ràng, cụ thể

2. Xây dựng chính sách, quy chế, tiêu chí đánh giá an toàn, an ninh dữ liệu để bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, quy định về bảo vệ dữ liệu

Căn cứ pháp lý:

Khoản 1 Điều 37 và Khoản 4 Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
Tham khảo Điểm a Khoản 4 Điều 16 Nghị định 165/2025/NĐ-CP

3. Lập và gửi văn bản, thỏa thuận với chủ thể dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 9, 11, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Thời hạn: Trước khi thu thập dữ liệu cá nhân

3.1. Nội dung của văn bản, thỏa thuận:

Loại dữ liệu cá nhân được xử lý
Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
Thông tin về Doanh nghiệp thương mại điện tử với vai trò là Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân
Các quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân
Các thông tin liên quan khác.

3.2. Hình thức đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân

a. Chủ thể dữ liệu cá nhân đồng ý dựa trên sự tự nguyện và bảo đảm các nguyên tắc

(1) Thể hiện sự đồng ý đối với từng mục đích

(2) Không được kèm theo điều kiện bắt buộc phải đồng ý với các mục đích khác với nội dung thỏa thuận

(3) Sự đồng ý có hiệu lực cho đến khi chủ thể dữ liệu cá nhân thay đổi sự đồng ý đó hoặc theo quy định của pháp luật

(4) Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.

b. Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân được thể hiện bằng phương thức rõ ràng, cụ thể, có thể in, sao chép bằng văn bản, bao gồm cả dưới dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được

4. Thông báo về việc xử lý dữ liệu cá nhân cho chủ thể dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 11 Nghị định số 13/2025/NĐ-CP

Trường hợp dữ liệu cần xử lý là dữ liệu cá nhân nhạy cảm

5. Tổ chức bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân trong công ty

Căn cứ pháp lý: Điều 32, 33 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Đảm bảo bộ phận, nhân sự trong công ty đủ điều kiện năng lực bảo vệ dữ liệu cá nhân
Thuê tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân bên ngoài

6. Thực hiện biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp, đồng thời rà soát và cập nhật các biện pháp quản lý, kỹ thuật khi cần thiết

Căn cứ pháp lý:

Điều 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
Điều 27 Luật dữ liệu năm 2024

Thời hạn: Áp dụng trong toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu cá nhân

Mục đích: ngăn chặn hoạt động thu thập dữ liệu cá nhân trái phép từ hệ thống, trang thiết bị, dịch vụ của công ty

7. Xử lý dữ liệu cá nhân đúng quy định

Căn cứ pháp lý: Điều 3, 11, 14, 16, 20, 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân đúng phạm vi, mục đích
Phân tích, tổng hợp dữ liệu cá nhân từ nguồn dữ liệu cá nhân được phép xử lý theo quy định pháp luật. Cập nhật, bổ sung dữ liệu cá nhân khi cần thiết
Chỉnh sửa dữ liệu cá nhân bảo đảm tính chính xác
Xóa dữ liệu cá nhân phải được thực hiện bằng các biện pháp an toàn, ngăn chặn hoạt động xâm nhập và khôi phục trái phép dữ liệu cá nhân đã bị xóa. Không được cố ý khôi phục trái phép dữ liệu cá nhân đã bị xóa
Kiểm soát và giám sát chặt chẽ quá trình khử nhận dạng dữ liệu cá nhân; ngăn chặn việc truy cập trái phép, sao chép, chiếm đoạt, làm lộ, làm mất dữ liệu cá nhân trong quá trình khử nhận dạng. Không được tái nhận dạng dữ liệu cá nhân sau khi đã được khử nhận dạng
Công khai dữ liệu cá nhân với mục đích cụ thể. Phạm vi công khai, loại dữ liệu công khai phải phù hợp với mục đích công khai
Cung cấp , chuyển giao dữ liệu cá nhân đúng quy định pháp luật
Chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới phải lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới
Lưu trữ dữ liệu cá nhân trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Lập, lưu giữ, cập nhật, bổ sung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

8. Phát hiện vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 23, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

– Lập biên bản xác nhận về việc xảy ra hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân

– Ngăn chặn hành vi vi phạm, khắc phục hậu quả xảy ra

– Thông báo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Thời hạn: Chậm nhất là 72 giờ kể từ khi phát hiện hành vi vi phạm

– Phối hợp với Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân xử lý hành vi vi phạm

Ghi chú: Hiện Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 chưa quy định cụ thể Cơ quan chuyên trách Bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an là cơ quan nào. Tham khảo Khoản 1 và Điểm e Khoản 2 Điều 29 Nghị định 13/2023/NĐ-CP có quy định cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân là Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an

9. Kiểm tra hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 35 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

10. Hủy dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 14 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

Trường hợp

Chủ thể dữ liệu cá nhân có yêu cầu và chấp nhận các rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra đối với mình
Đã hoàn thành mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
Hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật
Thực hiện theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Thực hiện theo thỏa thuận
Trường hợp khác theo quy định của pháp luật

KẾT LUẬN

Việc lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân là một khoản đầu tư chiến lược, không phải là gánh nặng tuân thủ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử. Một quy trình rõ ràng không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt mà còn củng cố niềm tin của khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số và phát triển bền vững.

Trên đây là Lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp thương mại điện tử. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492