Thủ tục, trách nhiệm của Hãng Taxi khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân

Các Hãng Taxi là đơn vị kinh doanh vận tải thu thập và xử lý khối lượng lớn dữ liệu cá nhân của cả tài xế và khách hàng (như thông tin vị trí, lịch sử chuyến đi, thông tin thanh toán). Khi hãng taxi tiến hành thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân, thì trách nhiệm và thủ tục thực hiện như thế nào?

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ phân tích các nghĩa vụ pháp lý phát sinh khi có sự thay đổi vai trò và các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý:

Điều 6 Nghị định 158/2024/NĐ-CP
Điều 2, 21, 22, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025

1. Đặc thù và trách nhiệm phát sinh của Hãng Taxi

a. Đặc thù Hãng taxi

Hãng taxi là loại hình đơn vị kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô theo hình thức taxi.
Để hoạt động, doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô trong đó có loại hình taxi.
Phương tiện được sử dụng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về phù hiệu, niêm yết thông tin, thiết bị giám sát hành trình, đồng hồ tính tiền hoặc phần mềm tính tiền, đồng thời phải kết nối và phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.
Giá cước chuyến đi có thể được tính qua đồng hồ, qua phần mềm tính tiền hoặc theo thỏa thuận nhưng đều phải công khai, minh bạch và gửi dữ liệu về cơ quan thuế.
Hãng taxi trực tiếp quản lý và điều hành phương tiện, bố trí lái xe, quyết định giá cước, chịu trách nhiệm toàn diện về chất lượng dịch vụ vận tải.
Trong quá trình cung cấp dịch vụ, hãng taxi không chỉ triển khai các nghiệp vụ kinh doanh cốt lõi như điều hành xe, phân công lái xe, xử lý yêu cầu đặt xe, mà còn thường xuyên thu thập, lưu trữ và xử lý nhiều loại dữ liệu.

Các dữ liệu này bao gồm dữ liệu cá nhân của hành khách và lái xe cùng với dữ liệu khác phục vụ hoạt động kinh doanh và quản trị:

Dữ liệu cá nhân: Dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Bao gồm thông tin định danh và dữ liệu gắn liền với hành khách, lái xe và nhân viên. Đó là họ tên, số điện thoại, hành trình, vị trí GPS thời gian thực, thông tin vé/phiếu thu, dữ liệu thanh toán, khiếu nại và phản hồi dịch vụ. Với lái xe, còn bao gồm giấy phép lái xe, hợp đồng lao động, lịch sử hành trình và dữ liệu giám sát hành vi lái xe (camera, hộp đen).
Dữ liệu khác: Song song với dữ liệu cá nhân, hãng taxi còn xử lý nhiều dữ liệu phục vụ quản lý kinh doanh và kỹ thuật vận hành như hóa đơn điện tử, chứng từ thu phí, lịch sử giao dịch, đồng hồ tính tiền, phần mềm đặt xe, dữ liệu từ thiết bị giám sát hành trình cùng dữ liệu nền tảng số như nhật ký truy cập, log hệ thống, dữ liệu lưu trữ khiếu nại và đánh giá. Các loại dữ liệu này là cơ sở để hãng taxi duy trì hoạt động kinh doanh, đảm bảo an toàn vận tải và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý

b. Trách nhiệm:

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của cả Bên kiểm soát dữ liệu và Bên xử lý dữ liệu và tiến hành cập nhật báo cáo đánh giá tác động xử lý DLCN gửi A05.

Trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu:

Quyết định mục đích, phạm vi, cách thức xử lý dữ liệu.
Ghi lại và lưu trữ nhật ký xử lý dữ liệu cá nhân
Áp dụng biện pháp tổ chức, kỹ thuật và bảo mật phù hợp.
Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xóa, phản đối…).
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu và cơ quan quản lý về mọi thiệt hại phát sinh.
Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Trách nhiệm của Bên xử lý dữ liệu:

Chỉ tiếp nhận và xử lý dữ liệu hợp pháp, đúng hợp đồng/thỏa thuận.
Xử lý dữ liệu đúng mục đích, không vượt quá phạm vi cho phép.
Thực hiện biện pháp bảo mật kỹ thuật và an toàn dữ liệu.
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu về thiệt hại do hoạt động xử lý gây ra.
Xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu cho Bên Kiểm soát sau khi kết thúc xử lý (nếu có bên khác ủy quyền).
Phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

2. Hồ sơ thông báo sự thay đổi về hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu

STT	Tên tài liệu	Hình thức	Số lượng
1	Mẫu hồ sơ 05 thông báo thay đổi nội dung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu	Bản chính	01 bản
2	Các tài liệu liên quan kèm theo chứng minh sự thay đổi (nếu có)	Bản chính hoặc bản sao hợp lệ
3	Văn bản ủy quyền (Nếu không phải người đại diện pháp luật ký nộp)	Bản chính	01 bản

3. Thủ tục thông báo sự thay đổi với A05

Việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tại cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao A05)

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ

Hãng taxi đánh giá các nội dung trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân hiện có, xác định các phần cần điều chỉnh và tiến hành lập hồ sơ bổ sung, chỉnh sửa để phản ánh chính xác vai trò và quy trình xử lý dữ liệu mới, đồng thời chuẩn bị văn bản thông báo thay đổi theo mẫu theo luật định

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên trách

Gửi hồ sơ cập nhật tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05 – Bộ Công an).
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan, gửi qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống điện tử chính thức của cơ quan.

Bước 3: Xác minh và ghi nhận

A05 kiểm tra hồ sơ về tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác.
Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc chưa đúng quy định, A05 sẽ yêu cầu Hãng taxi bổ sung, chỉnh sửa.
Nếu hồ sơ hợp lệ, A05 ghi nhận sự thay đổi, lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, giám sát sau này.

Thời hạn cập nhật: Hãng taxi tiến hành cập nhật hồ sơ ngay khi có sự thay đổi về vai trò, quy trình hoặc các thông tin liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo dữ liệu trong hồ sơ và cơ quan chuyên trách luôn chính xác và kịp thời.

KẾT LUẬN

Việc xác định và tuân thủ đúng thủ tục, trách nhiệm của Hãng Taxi khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Trên đây là Thủ tục, trách nhiệm của Hãng Taxi khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492