Điều kiện xin Giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam

Để một nhân sự quốc tế có thể chính đường đường chính chính “đặt chân” vào thị trường lao động Việt Nam, Giấy phép lao động chính là chiếc chìa khóa không thể thiếu. Thực tế, không ít doanh nghiệp phải gặp khó khăn khi hồ sơ bị trả về liên tục chỉ vì không nắm vững các thay đổi trong quy định của pháp luật.

Trong bài viết này, Luật Kỳ Vọng Việt sẽ bóc tách từng điều kiện cụ thể để lộ trình đón nhân sự ngoại quốc trở nên thuận lợi.

1. Giấy phép lao động là gì?

Hiện nay Bộ Luật Lao động Việt Nam chưa quy định cụ thể về định nghĩa Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, vì vậy Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam có thể hiểu như sau:

– Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, cho phép công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định, ghi rõ thông tin người lao động, nhà tuyển dụng, vị trí công việc.

2. Điều kiện người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ pháp lý:

• Điều 151, 152 Bộ Luật Lao động 2019
• Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

(1) Điều kiện người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
• Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154 của Bộ Luật Lao động 2019.
• Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

(2) Điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam

• Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
• Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Nhà thầu trước khi tuyển và sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc, thời gian làm việc cần sử dụng lao động nước ngoài để thực hiện gói thầu và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Căn cứ theo quy định của Điều 152 Bộ Luật Lao động 2019, vị trí Trưởng phòng kinh doanh là vị trí công việc quản lý, điều hành vì vậy người nước ngoài đang giữ vị trí Trưởng phòng kinh doanh là đối tượng được doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tuyển dụng để làm việc trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

3. Hồ sơ, thủ tục xin cấp Giấy phép lao động

Căn cứ pháp lý: Điều 18, 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

(1) Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
  Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ
  Trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.
• 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:

• • Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
  • Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết đối với trường hợp quy định tại điểm c, điểm i khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
  • Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;

Ngoài ra còn các loại giấy tờ khác như:

• • Trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (chào bán dịch vụ) phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
  • Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm h khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
  • Trường hợp quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng) phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

(2) Thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

• Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
• Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
• Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

• • Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

• Đối với người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động, sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc.
  Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động.
• Trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động đó tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, trước ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc thông tin:

• • Họ và tên, tuổi, quốc tịch,
  • Số hộ chiếu,
  • Số giấy phép lao động,
  • Tên người sử dụng lao động nước ngoài,
  • Ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp.

4. Các trường hợp không cần xin cấp Giấy phép lao động

Căn cứ pháp lý: Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

• Thuộc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 154 của Bộ luật Lao động.
• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn.
• Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.
• Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham

• Người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm;
  • Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện  thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
    Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.

• Trong trường hợp người giữ vị trí Trưởng phòng kinh doanh thuộc một trong các trường hợp nêu trên hoặc làm việc dưới 90 ngày trong 01 năm và di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì không phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy
  phép lao động theo quy định.

5. Xử phạt đối với hành vi sử dụng người lao động không có giấy phép lao động

Căn cứ pháp lý: Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP

Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có một trong các hành vi sau đây:

• Làm việc nhưng không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật;
• Sử dụng giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực.

Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hiệu lực theo một trong các mức sau đây:⁸

• Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người;
• Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người;
• Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.

Hình thức xử phạt bổ sung: Trục xuất người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam khi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

KẾT LUẬN

Tóm lại, việc nắm vững các điều kiện xin Giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam là bước quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực quốc tế. Tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt  mà còn xây dựng được uy tín vững chắc trong mắt cơ quan quản lý lao động.

Trên đây là Điều kiện xin Giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492

Xem thêm:

• Báo cáo pháp lý: Tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp
• Hướng dẫn thu hồi Giấy chứng nhận khu công nghiệp sinh thái
• Trình tự, thủ tục triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
• Trách nhiệm Công ty điều hành xe công nghệ khi thay đổi bên phụ trách xử lý dữ liệu cá nhân
• Quy định về việc dùng bao bì sản phẩm, nhãn hàng hóa có tên gọi, hình ảnh gắn với địa danh, đặc sản địa phương
• Lập quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp thương mại điện tử
• Điều kiện, thủ tục, hồ sơ mở Trung tâm tư vấn du học
• Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác
• Những lưu ý khi soạn thảo Hợp đồng lao động để tránh rủi ro pháp lý