Về dữ liệu cá nhân của công ty ký hợp đồng điện tử qua eKYC

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc ký kết hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, song song với lợi ích về tốc độ và tiện lợi, vấn đề bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng lại là yếu tố then chốt, đặc biệt khi sử dụng giải pháp eKYC (Electronic Know Your Customer).
Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ phân tích báo cáo tác động, hệ thống đảm bảo DLCN khi ký hợp đồng điện tử bằng cách quét eKYC, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật vừa nâng cao niềm tin của khách hàng.

1. Quy trình vận hành eKYC

1. Thu thập dữ liệu nhận dạng. Người dùng chụp ảnh hoặc tải lên hình ảnh CCCD, kèm theo video hoặc ảnh selfie.
2. Xác thực giấy tờ. Hệ thống quét và nhận dạng ký tự, đối chiếu với dữ liệu chuẩn.
3. Xác thực sinh trắc học. Công nghệ nhận diện khuôn mặt so sánh ảnh selfie/video với ảnh trên CCCD.
4. Phân tích rủi ro gian lận. Hệ thống kiểm tra dấu hiệu giả mạo, sử dụng AI/ML để nhận diện bất thường.
5. Lưu trữ và gắn kết dữ liệu. Kết quả xác thực được lưu vào hồ sơ hợp đồng, kèm dấu thời gian và thông tin thiết bị.

2. Dữ liệu cá nhân cần xử lý thông qua việc quét eKYC trên nền tảng tự phát triển và các đơn vị chuyên môn thứ ba (như FPT)

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, 3 Điều 2 Luật bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025

Các DLCN của khách hàng, đối tác mà Công ty cần xử lý để ký hợp đồng điện tử thông qua việc quét eKYC trên nền tảng tự phát triển và các đơn vị chuyên môn thứ ba (như FPT) bao gồm:

Hoạt động có thể thu thập DLCN thông qua eKYC	DLCN thu thập		Mục đích xử lý	Tác động đến DLCN
	DLCN cơ bản (khoản 2 Điều 2)	DLCN nhạy cảm (khoản 3 Điều 2)
Quét khuôn mặt		Sinh trắc học khuôn mặt, hình ảnh khuôn mặt, video quay khuôn mặt, giọng nói .	Đối chiếu hình ảnh trên giấy tờ tùy thân để xác minh danh tính .	Nguy cơ rò rỉ sinh trắc học, bị giả mạo khuôn mặt.
Quét giấy tờ tùy thân	Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, ngày cấp, nơi cấp, quốc tịch, giới tính.	Số CCCD, hộ chiếu, ảnh chân dung trên giấy tờ tùy thân.	Đối chiếu hình ảnh khuôn mặt, xác minh danh tính, chống giả mạo .	Lộ thông tin định danh cơ bản  Rủi ro bị sử dụng để truy cập trái phép tài khoản, đăng ký dịch vụ tài chính, giả mạo hồ sơ pháp lý…
Hoạt động áp dụng kỹ thuật và công nghệ kèm theo	IP, cookies, lịch sử truy cập, loại trình duyệt, vị trí thời gian truy cập…	Dữ liệu hành vi người dùng nếu có thu thập (heatmap, hành vi click)…	Cải thiện UX, bảo mật hệ thống, phản hồi yêu cầu của chủ thể…	Lộ thông tin hành vi, vị trí, thói quen sử dụng, có thể bị theo dõi, định vị, phân tích hành vi người dùng.
Hoạt động giao kết hợp đồng điện tử		Chữ ký số.	Ký hợp đồng điện tử giữa Công ty với Khách hàng/Đối tác.	Nếu khóa bí mật bị lộ, toàn bộ giao dịch điện tử có thể bị giả mạo; nguy cơ thiệt hại pháp lý và tài chính nghiêm trọng.

3. Vai trò của Công ty trong việc đánh giá tác động dữ liệu cá nhân và đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Điều 7, 9 Luật bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025

a. Trường hợp Công ty sử dụng nền tảng eKYC của Công ty tự phát triển

Công ty là Bên kiểm soát DLCN:

• Tự thu thập DLCN thông qua hình thức là nền tảng của mình, tự quyết định thời gian lưu trữ.
• Quyết định việc xử lý DLCN thông qua eKYC là để ký hợp đồng điện tử.
• Không sử dụng nền tảng của bên thứ ba cung cấp.

Công ty là Bên xử lý DLCN:

• Thu thập thông tin chủ thể DLCN.
• Xử lý dữ liệu với mục đích là ký hợp đồng điện tử trên nền tảng eKYC tự thân phát triển.
• Lưu trữ DLCN theo thời gian đã tự quy định.

→ Công ty đóng vai trò là Bên kiểm soát và xử lý DLCN

b. Trường hợp Công ty sử dụng nền tảng eKYC của đơn vị chuyên môn cung cấp như FPT

• Công ty là Bên kiểm soát DLCN vì:

• Quyết định mục đích xử lý DLCN là ký hợp đồng điện tử.
• Quyết định hình thức xử lý là thông qua eKYC, quy định thời gian lưu trữ. 

→ Công ty đóng vai trò là Bên kiểm soát DLCN.

4. Việc đánh giá tác động dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, 3 Điều 21 Luật bảo vệ Dữ liệu cá nhân 2025

Trường hợp Công ty là Bên kiểm soát và xử lý DLCN:

• Công ty là chủ thể thực hiện đánh giá tác động DLCN. Có trách nhiệm lập, lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN. Và gửi 01 bản chính cho cơ quan chuyên trách bảo vệ DLCN. Trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đầu tiên xử lý DLCN.

Trường hợp Công ty là Bên kiểm soát DLCN:

• Theo thỏa thuận trong hợp đồng, đơn vị chuyên môn cung cấp eKYC. Hay Bên xử lý DLCN sẽ là chủ thể thực hiện việc đánh giá tác động DLCN.

Trường hợp Bên xử lý DLCN thực hiện hợp đồng thì Công ty sẽ KHÔNG là chủ thể đánh giá tác động DLCN nhưng vẫn phải có trách nhiệm trong việc bảo vệ DLCN theo pháp luật quy định. 

5. Hệ thống đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân

1. Tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật về bảo vệ DLCN. Thực hiện 6 nguyên tắc khi xử lý DLCN, thông báo đến chủ thể DLCN khi bắt đầu xử lý, lập biểu mẫu xin sự đồng ý của chủ thể…
2. Biện pháp kỹ thuật. Áp dụng các giải pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập hợp lý, xác thực đa yếu tố, ghi nhận và giám sát hoạt động truy cập, cũng như cảnh báo khi phát hiện bất thường.
3. Biện pháp tổ chức. Ban hành chính sách nội bộ về bảo vệ dữ liệu, phân công bộ phận/báo cáo viên phụ trách giám sát tuân thủ, đào tạo định kỳ cho nhân sự, ký kết thỏa thuận bảo mật với đối tác liên quan.
4. Giám sát, kiểm tra, rà soát định kỳ. 

• Bảo vệ DLCN là một quá trình liên tục, không dừng lại ở việc thiết lập ban đầu. Và việc sử dụng eKYC sẽ càng tăng thêm rủi ro khi phần mềm sử dụng nhiều công nghệ mới được cập nhật, nâng cấp thường xuyên. Công ty cần thiết lập quy trình vận hành hằng ngày. Bao gồm kiểm tra nhật ký truy cập, rà soát hệ thống, cập nhật phần mềm bảo mật.
• Định kỳ hằng quý hoặc hằng năm, nên tiến hành kiểm tra hệ thống bảo mật và rà soát tuân thủ pháp lý nội bộ.

KẾT LUẬN

Việc triển khai hợp đồng điện tử thông qua eKYC không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình. Mà còn nâng cao tính minh bạch, an toàn dữ liệu. Báo cáo tác động và hệ thống đảm bảo dữ liệu cá nhân chính là cơ sở quan trọng. Để doanh nghiệp vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa xây dựng lòng tin lâu dài với khách hàng.

Trên đây là vấn đề về Đảm bảo DLCN của Công ty ký hợp đồng điện tử qua eKYC. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

SDT: 0983.756.066

Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà Luật Kỳ Vọng Việt không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ Luật sư. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!