Trong quy trình tuyển dụng nhân sự, việc thu thập, lưu trữ và xử lý hồ sơ, thông tin cá nhân của ứng viên là hoạt động diễn ra hàng ngày tại mọi doanh nghiệp.
Vậy doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc gì? Mức xử phạt hành chính khi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu ứng viên ra sao? Cùng Luật Kỳ Vọng Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chủ thể dữ liệu cá nhân
- Người ứng tuyển (trong tuyển dụng)
2. Xác định, phân loại thông tin của người ứng tuyển
Căn cứ pháp lý:
- Điều 3 và 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP
- Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015
Dữ liệu cá nhân của người lao động có thể bao gồm:
- Dữ liệu cá nhân cơ bản (họ, tên, hình ảnh cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, email,…)
- Dữ liệu cá nhân nhạy cảm (trình độ học vấn, lương, hình ảnh căn cước công dân, v.v.)
3. Hành vi xử lý dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp
Căn cứ pháp lý: Điều 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 37 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
Doanh nghiệp thực hiện việc: (có sự cho phép của chủ thể dữ liệu cá nhân)
- Thu thập, chỉnh sửa, phân tích, tổng hợp, mã hoá, trích xuất
- Cung cấp, công khai, chuyển giao
- Xoá, huỷ,
4. Trách nhiệm chung của doanh nghiệp
Căn cứ pháp lý: Điều 3, 4, 8, 9, 23, 37 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
- Tuân thủ các nguyên tắc trong bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Đảm bảo thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu
- Xin phép sự đồng ý của chủ thể; cho chủ thể dữ liệu biết về loại thông tin xử lý, các bên xử lý và quyền, nghĩa vụ; thể hiện bằng các hình thức như văn bản, điện tử hoặc các hình thức kiểm chứng được; trừ các trường hợp luật quy định khác về sự cho phép.
- Lựa chọn bên xử lý dữ liệu phù hợp
- Bị xử lý vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Thông báo vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Phối hợp với Bộ Công an trong bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Thực hiện thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
- Thực hiện thủ tục thông báo hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới
5. Trách nhiệm với thông tin người lao động trong tuyển dụng
Căn cứ pháp lý:
-
- Điều 16 Bộ luật Lao động 2019
- Điều 25 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
- Thông tin của người lao động được yêu cầu cung cấp chỉ được phù hợp với yêu cầu công việc và chỉ nhằm phục vụ mục đích tuyển dụng;
- Xử lý dữ liệu theo quy định của pháp luật và có sự đồng ý của người lao động; bị xoá, huỷ nếu không tuyển dụng trừ trường hợp thỏa thuận khác.
6. Xử phạt vi phạm hành chính
Căn cứ: Điều 56, 61 Nghị định 330/2026/NĐ-CP
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Yêu cầu người dự tuyển cung cấp dữ liệu cá nhân không phục vụ cho mục đích tuyển dụng hoặc không phù hợp với quy định của pháp luật;
- Sử dụng dữ liệu cá nhân của người dự tuyển vào mục đích khác ngoài mục đích tuyển dụng khi không có thỏa thuận với người dự tuyển;
- Xử lý dữ liệu cá nhân của người dự tuyển khi chưa có sự đồng ý hoặc xử lý vượt quá phạm vi, mục đích đã được người dự tuyển đồng ý;
- Không thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người dự tuyển.
Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không xác lập hợp đồng hoặc văn bản chuyển giao ràng buộc trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân giữa bên chuyển và bên nhận dữ liệu xuyên biên giới, không xác định rõ trách nhiệm thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân sau khi dữ liệu được chuyển;
- Không bảo đảm sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân đối với mục đích chuyển dữ liệu xuyên biên giới hoặc không thông báo cho chủ thể dữ liệu cá nhân về việc dữ liệu của họ được chuyển ra nước ngoài, tổ chức nhận dữ liệu và mục đích xử lý;
- Không áp dụng biện pháp bảo mật phù hợp trong quá trình chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới hoặc không có phương án bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân sau khi chuyển;
- Không phối hợp hoặc cản trở hoạt động kiểm tra hoạt động chuyển dữ liệu xuyên biên giới của cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Tiếp tục chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới sau khi có quyết định yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu của cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân;
Kết luận
Công tác tuyển dụng nhân sự không chỉ đơn thuần là việc đánh giá năng lực chuyên môn mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Do đó, việc chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và bảo mật thông tin ứng viên là yêu cầu quan trọng để doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý.
Trên đây là Chế tài khi vi phạm về xử lý dữ liệu cá nhân khi tuyển dụng. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.
Trân trọng cảm ơn!
SDT: 0983.756.066
Trên đây là nội dung tổng hợp, phân tích quy định pháp luật trên cơ sở góc nhìn của Nhà tư vấn mang tính chất tham khảo, nội dung này không áp dụng cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào trên thực tế mà Luật Kỳ Vọng Việt không chịu trách nhiệm với việc áp dụng của người đọc trên cơ sở các nội dung trên mà không thông qua tham vấn chuyên môn từ Luật sư. Bạn đọc vui lòng liên hệ để được tư vấn chính xác cho trường hợp mình đang quan tâm. Trân trọng!
