Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch kinh doanh. Với những thay đổi trong quy định pháp luật gần đây việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn đã ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.
Trong phạm vi bài viết này, Luật Kỳ Vọng Việt sẽ làm rõ Quy định mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, dựa trên các quy định của pháp luật.
I. Quy định mới nhất về thay thế, điều chỉnh hóa đơn
Căn cứ: Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Khoản 1 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
1. Các trường hợp cần thay thế hoá đơn
– Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót.
– Trường hợp hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót.
– Trường hợp hoá đơn có sai sót gồm: Sai sót về mã số thuế; Sai sót về số tiền ghi trên hoá đơn; Sai về thuế suất; Sai sót về tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng.
2. Thực hiện lập hoá đơn điện tử thay thế
a. Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì thực hiện như sau:
– Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn đã lập có sai sót.
– Lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Ký số trên hóa đơn thay thế gửi cơ quan thuế để cấp mã hoá đơn mới.
– Gửi hoá đơn mới, hoá đơn thay thế cho người mua.
– Lưu trữ hoá đơn gốc và hoá đơn thay thế.
b. Trường hợp hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì thực hiện như sau:
– Lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử có sai sót.
– Người bán và người mua có thể thoả thuận lập văn bản trước khi thay hóa đơn sai sót.
– Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
– Ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Gửi hóa đơn điện tử cho người mua /cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
– Lưu trữ hoá đơn có sai sót và hoá đơn thay thế theo quy định.
3. Các trường hợp điều chỉnh hoá đơn
– Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã cấp mã có sai sót, chưa gửi người mua.
– Trường hợp hoá đơn điện tử có mã hoặc hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và người mua phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng các thông tin khác vẫn chính xác.
– Trường hợp hoá đơn có sai sót gồm:
+ Sai sót về mã số thuế.
+ Sai sót về số tiền ghi trên hoá đơn.
+ Sai về thuế suất.
+ Sai sót về tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng.
– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này phải thông báo cho người bán để kiểm tra sai sót.
4. Các trường hợp khác cần điều chỉnh hoá đơn
– Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh khi giá trị hoặc khối lượng hàng hóa thay đổi.
+ Ghi dấu (0) nếu giảm.
+ Dấu (+) nếu tăng.
– Nếu có chiết khấu thương mại dựa trên số lượng hoặc doanh số, người bán lập hoá đơn điều chỉnh cho số tiền chiết khấu, kèm theo bảng kê các hoá đơn cần điều chỉnh.
– Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hoá, người bán lập hoá đơn điều chỉnh.
– Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn phí dịch vụ thanh toán.
– Trường hợp thay đổi liên quan đến việc thanh toán cước dịch vụ viễn thông.
5. Thực hiện điều chỉnh hoá đơn
– Lập hoá đơn điện tử điều chỉnh cho hoá đơn điện tử có sai sót.
– Hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
– Sau khi lập hoá đơn điều chỉnh, người bán phải ký số và gửi cho người mua.
II. Kết luận
Việc hiểu và áp dụng đúng các quy định mới về thay thế và điều chỉnh hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Trên đây là nội dung tư vấn về Quy định mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nếu bạn còn các thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.
Trân trọng cảm ơn!
Zalo: 090.225.5492
Xem thêm:
- Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất
- Thủ tục đăng ký đầu tư theo hình thức góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp
- Án lệ 05/2016/AL: Tranh chấp di sản thừa kế
- Đối tượng phải xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới nhất
