Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, dữ liệu cá nhân đã trở thành tài sản quý giá đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức về bảo mật, quyền riêng tư và tuân thủ các quy định pháp lý. Vì vậy, việc hiểu rõ các phương thức xử lý dữ liệu cá nhân là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể quản lý và bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả và hợp pháp.
Trong phạm vi bài viết này, Luật Kỳ Vọng Việt sẽ làm rõ một số phương thức xử lý dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp tại Việt Nam đang thường xuyên thực hiện.
1. Thu thập dữ liệu cá nhân
Thu thập dữ liệu cá nhân là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình xử lý dữ liệu của doanh nghiệp. Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập qua nhiều phương thức, bao gồm:
-
Thu thập trực tiếp:
Thu thập trực tiếp từ người dùng thông qua các biểu mẫu đăng ký trực tuyến, hợp đồng, khảo sát, hoặc khi khách hàng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Ví dụ, khi khách hàng đăng ký tài khoản trên một website thương mại điện tử, họ sẽ cung cấp các thông tin cá nhân như tên, email, địa chỉ và số điện thoại.
-
Thu thập gián tiếp:
Thu thập gián tiếp thông qua các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ hoặc từ các nguồn công khai. Ví dụ, các doanh nghiệp có thể thu thập thông tin khách hàng từ các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến hoặc các công ty bảo hiểm.
-
Thu thập tự động:
Thu thập tự động thông qua các công nghệ như cookies, công cụ phân tích hành vi người dùng (Google Analytics, Facebook Pixel) trên website hoặc ứng dụng di động. Các công nghệ này thu thập thông tin về hành vi người dùng mà không yêu cầu sự can thiệp trực tiếp của họ.
Lưu ý:
Việc thu thập dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp phải được thực hiện trên cơ sở sự đồng ý của chủ sở hữu dữ liệu. Doanh nghiệp phải thông báo rõ ràng về mục đích thu thập, cách thức xử lý và quyền lợi của người dùng liên quan đến dữ liệu của họ.
2. Lưu trữ dữ liệu cá nhân
Sau khi thu thập, dữ liệu cá nhân cần được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật. Các phương thức lưu trữ phổ biến hiện nay bao gồm:
-
Lưu trữ trên hệ thống nội bộ:
Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống máy chủ hoặc phần mềm quản lý dữ liệu để lưu trữ thông tin. Việc lưu trữ này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc truy cập và bảo vệ dữ liệu.
-
Lưu trữ trên nền tảng đám mây:
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn lưu trữ dữ liệu trên các dịch vụ đám mây của các nhà cung cấp lớn như Amazon Web Services (AWS), Google Cloud hoặc Microsoft Azure. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn trong việc mở rộng, nhưng cũng đòi hỏi phải kiểm tra các tiêu chuẩn bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ.
-
Lưu trữ bản cứng:
Dữ liệu cá nhân vẫn có thể được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy trong một số lĩnh vực như ngân hàng hoặc bảo hiểm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải áp dụng các biện pháp bảo vệ để ngăn ngừa việc mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu.
Lưu ý:
Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu cá nhân trong suốt quá trình lưu trữ, bao gồm việc mã hóa dữ liệu và thực hiện sao lưu định kỳ.
3. Sử dụng dữ liệu cá nhân
Dữ liệu cá nhân sau khi thu thập và lưu trữ sẽ được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
-
Phân tích hành vi người dùng:
Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu để phân tích hành vi người dùng, từ đó cải thiện các chiến lược tiếp thị, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và phát triển sản phẩm/dịch vụ phù hợp. Ví dụ, các công ty thương mại điện tử sử dụng dữ liệu để cá nhân hóa các đề xuất sản phẩm cho khách hàng.
-
Tiếp thị và Quảng cáo:
Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu cá nhân để triển khai các chiến dịch tiếp thị trực tuyến qua email, SMS hoặc quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội với mục đích tăng cường tương tác và thúc đẩy doanh thu.
-
Quản lý giao dịch và cung cấp dịch vụ:
Dữ liệu cá nhân được sử dụng để quản lý giao dịch, xác minh thanh toán và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Lưu ý:
Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng dữ liệu cá nhân trong phạm vi đã được chủ sở hữu dữ liệu đồng ý, và phải thông báo rõ ràng về mục đích sử dụng. Nếu có sự thay đổi trong mục đích sử dụng, doanh nghiệp cần yêu cầu sự đồng ý lại từ chủ sở hữu dữ liệu.
4. Chia sẻ dữ liệu cá nhân
Chia sẻ dữ liệu cá nhân với các bên thứ ba là một phần không thể thiếu trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chia sẻ này phải tuân thủ các nguyên tắc bảo mật và quyền riêng tư của người dùng.
Việc chia sẻ dữ liệu cá nhân thường được thực hiện với các bên như:
-
Chia sẻ nội bộ:
Dữ liệu cá nhân có thể được chia sẻ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để phục vụ các mục đích quản lý và vận hành. Tuy nhiên, quyền truy cập vào dữ liệu phải được phân quyền rõ ràng để tránh việc lạm dụng.
-
Chia sẻ với bên thứ ba:
Doanh nghiệp có thể chia sẻ dữ liệu với các đối tác như công ty vận chuyển, công ty thanh toán hoặc các nhà cung cấp dịch vụ khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các bên thứ ba này cũng tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
-
Chuyển dữ liệu quốc tế:
Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài phải tuân thủ theo Điều 25 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các yêu cầu khác của pháp luật.
5. Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Bảo vệ dữ liệu cá nhân là yếu tố quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu. Các doanh nghiệp hiện đang áp dụng một số biện pháp bảo mật phổ biến như sau:
-
Mã hóa dữ liệu:
Mã hóa là phương pháp giúp bảo vệ dữ liệu khi lưu trữ hoặc truyền tải, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể đọc dữ liệu.
-
Phân quyền truy cập:
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập vào dữ liệu cá nhân. Việc phân quyền cần được kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên.
-
Giám sát bảo mật:
Doanh nghiệp cần thực hiện các cuộc kiểm tra bảo mật định kỳ để phát hiện các lỗ hổng và cải thiện các biện pháp bảo vệ.
6. Tiêu hủy dữ liệu cá nhân
Khi dữ liệu cá nhân không còn cần thiết hoặc khi có yêu cầu từ chủ sở hữu dữ liệu, doanh nghiệp cần phải tiêu hủy dữ liệu một cách an toàn và hợp pháp.
Phương thức tiêu hủy dữ liệu cá nhân phổ biến tại các doanh nghiệp sau:
- Xóa dữ liệu điện tử: Dữ liệu cần được xóa hoàn toàn khỏi hệ thống và không thể phục hồi.
- Tiêu hủy tài liệu giấy: Các tài liệu giấy chứa dữ liệu cá nhân cần được tiêu hủy bằng các phương pháp an toàn như đốt hoặc nghiền nát.
Kết luận
Việc xử lý dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quyết định đến sự tin tưởng và uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Các phương thức xử lý dữ liệu cá nhân phải được thực hiện một cách cẩn thận và minh bạch, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư. Chỉ khi doanh nghiệp thực hiện tốt việc bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp mới có thể xây dựng được mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng.
Trên đây là nội dung tư vấn về Các phương thức xử lý dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp đang thực hiện. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.
Trân trọng cảm ơn!
Hotline: 090.225.5492
Xem thêm:
- Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài
- Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân
- Đối tượng phải đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân
- Giải thích về 21 loại dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ
