Thủ tục, trách nhiệm của Công ty xe du lịch khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân

Các Công ty xe du lịch (công ty lữ hành, dịch vụ cho thuê xe theo hợp đồng) thường thu thập và xử lý một lượng lớn dữ liệu cá nhân, bao gồm thông tin hành khách và thông tin tài xế. Khi công ty xe du lịch thay đổi mô hình kinh doanh, có thể vai trò xử lý dữ liệu cá nhân sẽ thay đổi theo.

Bài viết này Luật Kỳ Vọng Việt sẽ phân tích các nghĩa vụ pháp lý đặc thù khi có sự thay đổi vai trò và hướng dẫn chi tiết các bước thủ tục thực hiện khi có sự thay đổi.

Căn cứ pháp lý:

Điều 3 Nghị định 158/2024/NĐ-CP
Điều 2, 21, 22, 37 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025
Điều 66 Luật Giao thông đường bộ 2008

1. Đặc thù và trách nhiệm phát sinh của công ty xe du lịch

a. Đặc thù công ty xe du lịch

Là một dạng đơn vị kinh doanh vận tải, được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh vận tải, là doanh nghiệp kinh doanh vận tải hành khách theo tuyến, chương trình và địa điểm du lịch với đặc thù vừa tuân thủ quy định pháp luật về vận tải đường bộ, vừa gắn liền với hoạt động dịch vụ du lịch.

Trong quá trình tổ chức và cung cấp dịch vụ vận tải khách du lịch, công ty không chỉ thực hiện các hoạt động kinh doanh như quản lý đội xe, bố trí lái xe, nhân viên phục vụ, hướng dẫn viên du lịch, ký kết và thực hiện hợp đồng vận tải – du lịch, mà còn thường xuyên tiếp xúc, thu thập và xử lý nhiều loại thông tin liên quan đến hành khách, đối tác, người lao động cùng các dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành dịch vụ, bao gồm:

Dữ liệu cá nhân:

Dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể.
Trong hoạt động của công ty xe du lịch, nhóm dữ liệu này chủ yếu gắn với ba đối tượng: hành khách, người lao động và đối tác. Đối với hành khách, công ty xử lý các thông tin như họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ, lịch trình di chuyển, số giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu) và dữ liệu thanh toán.
Đối với người lao động như lái xe, hướng dẫn viên và nhân viên phục vụ, dữ liệu bao gồm thông tin nhân thân, hồ sơ nghề nghiệp (bằng lái, chứng chỉ, hợp đồng lao động), dữ liệu sức khỏe, thông tin về lương, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.
Còn với đối tác hoặc khách hàng doanh nghiệp, công ty lưu trữ thông tin của người đại diện, giấy tờ định danh và phương thức liên hệ phục vụ cho việc ký kết, thực hiện hợp đồng du lịch – vận tải.

Dữ liệu khác:

Song song với dữ liệu cá nhân, công ty xe du lịch còn xử lý nhiều loại dữ liệu liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và vận hành dịch vụ.
Đối với hợp đồng và giao dịch, công ty lưu trữ thông tin về hợp đồng vận tải khách, hợp đồng tour, lịch sử giao dịch với đối tác lữ hành; đối với dịch vụ và hành trình, công ty quản lý danh sách hành khách, lịch trình tour, điểm đón trả, thông tin đặt vé và phản hồi, đánh giá từ khách hàng.
Đối với phương tiện vận tải, dữ liệu bao gồm biển số xe, giấy đăng ký, giấy chứng nhận kiểm định, bảo hiểm, lịch bảo dưỡng và tình trạng kỹ thuật.
Đồng thời, công ty thu thập và xử lý dữ liệu giám sát hành trình, bao gồm GPS, camera trên xe, hộp đen, cùng với dữ liệu hệ thống CNTT như tài khoản ứng dụng, lịch sử truy cập, nhật ký giao dịch điện tử, hóa đơn và chữ ký số.
Việc xử lý những dữ liệu này nhằm phục vụ quản lý vận hành, bảo đảm an toàn, cung cấp dịch vụ chất lượng và tuân thủ các quy định pháp luật về vận tải khách du lịch và an toàn thông tin.

b. Trách nhiệm:

Trong trường hợp này, Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của cả Bên kiểm soát dữ liệu và Bên xử lý dữ liệu và tiến hành cập nhật báo cáo đánh giá tác động xử lý DLCN gửi A05.

Trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu:

Quyết định mục đích, phạm vi, cách thức xử lý dữ liệu.
Ghi lại và lưu trữ nhật ký xử lý dữ liệu cá nhân
Áp dụng biện pháp tổ chức, kỹ thuật và bảo mật phù hợp.
Bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xóa, phản đối…).
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu và cơ quan quản lý về mọi thiệt hại phát sinh.
Phối hợp với Bộ Công an, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

Trách nhiệm của Bên xử lý dữ liệu:

Chỉ tiếp nhận và xử lý dữ liệu hợp pháp, đúng hợp đồng/thỏa thuận.
Xử lý dữ liệu đúng mục đích, không vượt quá phạm vi cho phép.
Thực hiện biện pháp bảo mật kỹ thuật và an toàn dữ liệu.
Chịu trách nhiệm trước chủ thể dữ liệu về thiệt hại do hoạt động xử lý gây ra.
Xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu cho Bên Kiểm soát sau khi kết thúc xử lý (nếu có bên khác ủy quyền).
Phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

2. Hồ sơ thông báo sự thay đổi về hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu

STT	Tên tài liệu	Hình thức	Số lượng
1	Mẫu hồ sơ 05 thông báo thay đổi nội dung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu	Bản chính	01 bản
2	Các tài liệu liên quan kèm theo chứng minh sự thay đổi (nếu có)	Bản chính hoặc bản sao hợp lệ
3	Văn bản ủy quyền (Nếu không phải người đại diện pháp luật ký nộp)	Bản chính	01 bản

3. Thủ tục thông báo sự thay đổi với A05

Việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tại cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao A05)

Bước 1: Rà soát và chuẩn bị hồ sơ

Công ty xe du lịch đánh giá các nội dung trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân hiện có, xác định các phần cần điều chỉnh và tiến hành lập hồ sơ bổ sung, chỉnh sửa để phản ánh chính xác vai trò và quy trình xử lý dữ liệu mới, đồng thời chuẩn bị văn bản thông báo thay đổi theo mẫu theo luật định

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên trách

Gửi hồ sơ cập nhật tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05 – Bộ Công an).
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan, gửi qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống điện tử chính thức của cơ quan.

Bước 3: Xác minh và ghi nhận

A05 kiểm tra hồ sơ về tính đầy đủ, hợp pháp và chính xác.
Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc chưa đúng quy định, A05 sẽ yêu cầu Công ty xe du lịch bổ sung, chỉnh sửa.
Nếu hồ sơ hợp lệ, A05 ghi nhận sự thay đổi, lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, giám sát sau này.

Thời hạn cập nhật: Công ty xe du lịch tiến hành cập nhật hồ sơ ngay khi có sự thay đổi về vai trò, quy trình hoặc các thông tin liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo dữ liệu trong hồ sơ và cơ quan chuyên trách luôn chính xác và kịp thời.

KẾT LUẬN

Việc xác định và tuân thủ đúng thủ tục, trách nhiệm của Công ty xe du lịch khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Trên đây là Thủ tục, trách nhiệm của Công ty xe du lịch khi thay đổi vai trò xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Hãy liên hệ với Luật Kỳ Vọng Việt để được tư vấn, hỗ trợ một cách chính xác nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Zalo: 090.225.5492